Da Finanzdienstleistungen zunehmend über Telefon- und Videoberatung erbracht werden, haben sich auch die gesetzlichen Vorgaben in der Branche geändert. Eine dieser Vorschriften ist MiFID II (Markets in Financial Instruments Directive II). MiFID II legt strenge Anforderungen an Finanzdienstleister fest, darunter die Verpflichtung zur Aufzeichnung von Telefon- und Videoberatungsgesprächen.
Dieser Artikel erläutert die gesetzlichen Anforderungen gemäß MiFID II und wie diese rechtssicher bewältigt werden können.
Aufzeichnungspflicht MiFID II: Die gesetzlichen Rahmenbedingungen
Versicherungsvermittler sind seit dem Jahr 2007 dazu verpflichtet, Beratungsgespräche zu dokumentieren. Diese Vorschrift wurde im Jahr 2013 auf Berater für Finanzprodukte ausgeweitet.
Seit August 2020 hat sich die Gesetzeslage verschärft. Die geänderte Finanzanlagenvermittlungsverordnung (FinVermV) verpflichtet Finanzvermittler dazu, Telefon- und Videoberatungen sowie Live-Chats aufzuzeichnen und in detaillierten Protokollen festzuhalten.
Laut der MiFID II-Richtlinie ist diese Taping-Praxis für die telefonische und elektronische Kommunikation verpflichtend. Die Aufzeichnungspflicht sowie die Archivierungspflicht für zehn Jahre stellen zweifellos eine zusätzliche Belastung dar. Das Nichteinhalten oder unzureichende Erfüllen dieser Pflichten kann zu Bußgeldern führen.
Wie erfolgt eine rechtssichere Aufzeichnung?
Eine der digitalen Lösungen, die Finanzdienstleister bei der Erfüllung der MiFID II-Aufzeichnungspflicht unterstützen, ist der MiFID-Recorder. Diese MiFID II – zertifizierte Taping Lösung ermöglicht es Unternehmen, Telefon- und Videoberatungsgespräche problemlos aufzuzeichnen, zu speichern und bei Bedarf abzurufen.
Der MiFID-Recorder zeichnet alle Telefon- und Videoberatungsgespräche automatisch auf und speichert sie sicher. Die Aufzeichnungen können dann von autorisierten Personen abgerufen und überprüft werden. Die Suchfunktion ermöglicht es, bestimmte Gespräche schnell zu finden und anzuhören.
Somit erleichtert das Tool die Compliance mit MiFID II, stärkt das Vertrauen der Kunden, unterstützt bei der Identifizierung von Schulungsbedarf sowie Verstößen. Zudem ist das Tool benutzerfreundlich und leicht zu bedienen.
Welche Gespräche sind von MiFID II betroffen?
Seit dem Beginn von MiFID II sind Finanzberater gesetzlich verpflichtet, sämtliche Telefongespräche, bei denen es um Wertpapieraufträge gehen könnte, aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungspflicht erstreckt sich jedoch nicht nur auf Telefonate, sondern schließt auch andere Formen der elektronischen Kommunikation wie Online-Chats, Videotelefonie und E-Mails ein.
Selbst wenn das Gespräch am Ende nicht zu einer Transaktion führt, müssen Berater es dennoch aufzeichnen und archivieren. Kunden haben dabei nicht die Möglichkeit, dieser Aufzeichnung zu widersprechen. Wer sich gegen die Aufzeichnung wehrt, kann demnach keine Wertpapierdienstleistungen per Telefon in Anspruch nehmen.
Welchen Zweck hat die Aufzeichnungspflicht?
Die MiFID II-Richtlinie dient dazu, die Qualität der Beratung zu überwachen, möglichen Fehlverhalten vorzubeugen und im Falle von Beschwerden oder Untersuchungen eine Beweisgrundlage zu schaffen. Beide Seiten sollen in der Lage sein, im Falle von Meinungsverschiedenheiten nachzuweisen, was während des Beratungsgesprächs besprochen wurde.
Insbesondere für Finanzvermittler ist es von großer Bedeutung, sicherzustellen, dass der Kunde angemessen über Risiken informiert wurde. Die Dokumentation beinhaltet nicht die vollständige Wiedergabe des gesamten Gesprächs, sondern zeichnet den Verlauf des Gesprächs auf und enthält Informationen über die Teilnehmer, den Ort, die Uhrzeit und den Anlass des Gesprächs.
Homeoffice als Herausforderung
In den letzten Jahren ist der Anteil an Beschäftigten im Homeoffice gestiegen, auch in der Finanzdienstleistungsbranche. Das birgt einige Herausforderungen für die datenschutzkonforme Aufzeichnung von Gesprächen.
Das Tool MiFID-Recorder kann auch in Homeoffice-Umgebungen eingesetzt werden. Dies erfordert jedoch besondere Maßnahmen, um die Integrität der Aufzeichnungen sicherzustellen. Dazu gehören die Einrichtung sicherer Zugriffsmechanismen und die Gewährleistung der Datenschutzkonformität.
Um Beratungsgespräche im Homeoffice rechtssicher aufzuzeichnen, müssen Finanzdienstleister sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter über die erforderliche Ausrüstung und Schulung verfügen. Der MiFID-Recorder kann dabei helfen, die Aufzeichnungen zentral zu verwalten.
MiFID II soll Kunden und Berater schützen
Die Aufzeichnungspflicht gemäß MiFID II dient nicht nur dem Schutz der Kunden, sondern auch der Finanzdienstleister im Falle von Beschwerden. Der MiFID-Recorder bietet eine effiziente Lösung, um diese Anforderungen zu erfüllen und die Compliance selbst im Homeoffice sicherzustellen. Die zunehmende Digitalisierung der Finanzdienstleistungen erfordert eine entsprechende Anpassung der Aufzeichnungssysteme, um sicherzustellen, dass Kunden und Unternehmen gleichermaßen geschützt sind. Daher ist es für Finanzdienstleister unerlässlich, die Aufzeichnungspflicht gemäß MiFID II ernst zu nehmen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu erfüllen.