Es besteht kein Zweifel, dass der Due-Diligence-Datenraum (VDR) der zuverlässigste Dienst für Teamarbeit, Verhandlungen und Online-Geschäfte ist. Sie wird bereits in verschiedenen Bereichen eingesetzt: Recht, Wissenschaft, Pharmazie, Bauwesen und vielen mehr. Und je größer die Nachfrage nach VDRs ist, desto mehr neue Anbieter tauchen auf. So findest Du den richtigen VDR-Anbieter für Deine Anforderungen:
Worauf ist bei der Auswahl eines Datenraums zu achten
Die Anbieter bieten viele Funktionen für ihre VDRs an. Es gibt jedoch einige grundlegende Merkmale des Datenraums, auf die alle Nutzer achten sollten.
Das erforderliche Sicherheitsniveau
Normalerweise wird der Datenraum zum Schutz vertraulicher Informationen und zum sicheren Austausch von Dateien genutzt. Daher solltest Du bei der Auswahl eines VDR vor allem auf die Schutztechnologien achten.
Finde deshalb heraus:
- ob der Service internationalen Sicherheitsstandards entspricht;
- ob der Datenraum-Anbieter eine Datenverschlüsselung beim Hochladen von Dateien anbietet;
- ob es eine Multi-Faktor-Authentifizierung für Benutzer gibt;
- in welchem Land sich die Server des Anbieters befinden.
Ein hochwertiger VDR sollte über alle erforderlichen Zertifikate verfügen und einen mehrstufigen Schutz bieten.
Zugangskontrolle zu den Dokumenten
Der Administrator des sicheren Datenraums hat die volle Kontrolle darüber, wer wann vertrauliche Dateien einsehen kann. Außerdem sollte er folgende Möglichkeiten steuern können:
- das Drucken und Speichern von Dateien auf einem PC verbieten;
- Zugang für bestimmten Personen zu gewähren;
- die Zugriffszeit begrenzen;
- zu kontrollieren, wer das Dokument eingesehen hat und welche Änderungen vorgenommen worden sind.
Dadurch werden Informationen vor Verlust und Diebstahl geschützt. Darüber hinaus können so Dateien bequem und sicher gemeinsam genutzt werden, was den Arbeitsablauf erheblich beschleunigt.
Verfügbarkeit von dynamischen Wasserzeichen und Etiketten
Durch das Anbringen von dynamischen Wasserzeichen, Rastern oder anderen Markierungen auf Dokumenten können Informationen noch besser geschützt werden. Jede Dateikopie wird mit einer eindeutigen Markierung versehen, und beim Öffnen des Dokuments wird der Benutzeridentifikationscode gespeichert.
Mit dieser Methode kann zwar nicht verhindert werden, dass Informationen nach außen dringen, aber Du kannst schnell herausfinden, welcher Deiner Mitarbeiter oder Partner vertrauliche Daten stiehlt.
Vorhandensein der erforderlichen Funktionen
Alle Anbieter bieten viele Funktionen für eine komfortable Arbeit an. So gehören unter anderem dazu:
- Hochladen von Massendateien;
- Integration mit anderen Programmen und Anwendungen;
- Bearbeitung von Dokumenten;
- Suche unter den Dokumenten;
- Erstellung von Berichten;
- Verfügbarkeit von Dokumentvorlagen;
- elektronische Unterschrift;
- automatische Erstellung und Ausfüllung von Feldern;
- Durchführung einer Due diligence data room-Prüfung für Datenräume;
- Verfügbarkeit von Videokommunikation
- …
Es ist jedoch zu bedenken, dass je mehr Funktionen ein VDR anbietet, desto höher die Kosten für den virtuellen Raum ausfallen. Wähle daher einen sicheren Datenraum mit nur den Funktionen, die Du wirklich benötigst.
Kostenlose Probezeit für die Nutzung
Unabhängig davon, welche Funktionen VDRs haben und welchen Schutz sie anbieten, der Raum sollte bequem zu benutzen sein. Und den Komfort eines Services kann man nur beurteilen, wenn man ihn ausprobiert. Deshalb lohnt es sich, Datenraum-Anbieter zu wählen, die eine kostenlose Periode der Nutzung eines virtuellen Raums anbieten. So kannst Du bares Geld sparen und einen virtuellen Raum auswählen, der Deinen Bedürfnissen entspricht.
Bevor Du einen Datenraum kaufst, solltest Du ihn unbedingt ausprobieren. Prüfe, ob alles klar ist, ob alle Funktionen verfügbar sind und, ob das was dir geboten wird, dem entspricht, was Du suchst.
Bequeme und intuitive Benutzeroberfläche
Die Schnittstelle sollte klar und einfach sein. Für die Arbeit mit der Datenraumsoftware ist keine Schulung erforderlich. Alles sollte intuitiv sein. Mitarbeiter können sich einloggen und sofort mit der Arbeit beginnen. Andernfalls würden die Effizienz und die Geschwindigkeit der Zusammenarbeit erheblich beeinträchtigt.
Darüber hinaus sollte die Schnittstelle mehrere Sprachen unterstützen. Dies gewährleistet eine bequeme Nutzung des VDR durch Ihre internationalen Partner.
Technischer Support rund um die Uhr
Manchmal gibt es höhere Gewalt bei der Arbeit mit dem Datenraum. Um alle Probleme mit dem Service schnell zu beseitigen, sollte der technische Support umgehend auf Anfragen reagieren. Darüber hinaus kann bei der Zusammenarbeit mit ausländischen Partnern technische Unterstützung zu jeder Tageszeit erforderlich sein. Deshalb ist es besser, einen Service zu wählen, der rund um die Uhr Unterstützung bietet.
Worauf solltest Du bei der Auswahl eines Datenraumanbieters noch achten?
Bei der Auswahl eines Datenraums solltest Du auch auf weniger auffällige, aber nicht weniger wichtige Indikatoren achten. Bevor Du dich für einen Anbieter entscheidest, solltest Du deshalb herausfinden:
- welche Dateiformate der Service unterstützt;
- mit welchen Betriebssystemen der VDR kompatibel ist;
- ob die Datenraumsoftware auf dem Computer installiert werden muss;
- wie viel Cloud-Speicher der Anbieter zur Verfügung stellt.
Schau dir auch die Bewertungen von Unternehmen an, die den Service des Anbieters bereits in Anspruch genommen haben.
Anleitung zur Auswahl eines virtuellen Raums
Bei der Auswahl eines Datenraums empfehlen wir, wie folgt vorzugehen:
- Stelle fest, für welchen Zweck Du einen VDR benötigst.
- Bestimme, welche Funktionen Du benötigst.
- Wähle mehrere Services, die Deinen Bedürfnissen entsprechen.
- Vergleiche sie miteinander und wähle das beste Angebot aus.
- Lese Bewertungen über die ausgewählten Anbieter.
- Teste jeden der ausgewählten VDRs.
Achte darauf, dass Du in jeder Phase alle oben genannten Empfehlungen berücksichtigst. Jetzt kannst Du definitiv einen virtuellen Raum auswählen, der Deinen Bedürfnissen und Anforderungen entspricht.
