Was ist ein Datenraum und warum sollte ich mich darum kümmern?

Ein virtueller Datenraum (häufiger als „VDR“, Data Room oder „elektronischer Datenraum“ bezeichnet) ist ein sicherer Online-Raum, der als Aufbewahrungsort für Unternehmensunterlagen dient. Datenraum-Anbieter schlagen ihre Software vor, um es Benutzern zu ermöglichen, wichtige Geschäftsinformationen mit Kunden, Investoren und der Unternehmensleitung über das Internet in einer kontrollierten Umgebung auszutauschen.

VDRs verbessern die Due-Diligence-Prozesse von Unternehmen und reduzieren den Papierkram, indem sie Gemeinkosten, Unordnung und Papier-Verschwendung reduzieren.

Wofür wird ein virtueller Datenraum genutzt?

Virtuelle Datenräume können immer dann genutzt werden, wenn ein Unternehmen sensible Daten mit Dritten teilen muss. Die häufigsten Anwendungen virtueller Datenräume sind:

• Sichere Speicherung wertvoller persönlicher Daten
• Sicherer Datenaustausch zwischen internen und externen Stakeholdern
• Nachverfolgung des Projektmanagements (basierend auf Dokumentenaustausch und -aktualisierungen)
• Nachverfolgen von Teilen, Änderungen und Anfragen für einzelne Dokumente
• Bereitstellung eines allgemeinen Überblicks über Zugriffshierarchien für Dokumente und Ordner

Evolution von virtuellen Datenräumen

Der virtuelle Datenraum ist im Wesentlichen der Datenraum der nächsten Generation. Datenräume waren bislang physische Räume in Unternehmen, in denen relevante Daten gespeichert wurden. Über jeden, der die Datenräume betrat, wurden detaillierte Protokolle geführt, so hoch war die Vertraulichkeit der darin gespeicherten Daten. Obwohl dies eine große Verbesserung gegenüber der traditionellen Methode zur Speicherung sensibler Daten war – Aktenschränke hinter verschlossenen Türen – litten sie immer noch unter übermäßigem Energieverbrauch, waren sperrig und teuer im Betrieb.

Außerdem waren Datenräume wie die meisten frühen Technologien alles andere als benutzerfreundlich. Virtuelle Datenräume bedeuten jetzt also fortschrittlichen Cloud-Speicher, aber je nachdem, welcher Anbieter gewählt wird, können die Features und Funktionen stark variieren.

Warum nutzen Menschen virtuelle Datenräume?

Einer der vielen Vorteile virtueller Datenräume gegenüber ihren Vorgängern ist, dass sie auf Abruf verfügbar sind.

Das heißt, man kann den Datenraum für alles verwenden, was gerade wichtig ist, wann immer der Nutzer es will. Hauptgrund für die Nutzung virtueller Datenräume ist die sichere und effiziente Speicherung und der Austausch von Dokumenten sowohl zwischen Firmenmitarbeitern als auch zwischen Mitarbeitern mehrerer unterschiedlicher Unternehmen.

Dies macht die Vorteile von „Dataroom“ für eine Reihe von Branchen und Situationen anwendbar.

Während wir ihre Verwendung normalerweise mit dem Finanzdienstleistungssektor, insbesondere Vermögensverwaltung, Joint Ventures, Fusionen und Übernahmen in Verbindung bringen, nutzen viele Branchen virtuelle Datenräume jetzt in ihrem täglichen Betrieb, um ihren Informations- und Datenbedarf zu decken.

Was ist der Unterschied zwischen Datenräumen und Cloud-Speicher?

Tatsächlich gibt es jedoch viele Gründe, warum Cloud-Storage für die heutigen Datenanforderungen unzureichend ist, und zwar nicht nur für große Organisationen – selbst kleine Unternehmen wenden sich mittlerweile routinemäßig virtuellen Datenräumen zu, selbst wenn ihre Datenanforderungen relativ begrenzt sind.

Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Verlässlichkeit. Der Zugriff auf Software in der Cloud ist auf einem herkömmlichen Mainframe viel sicherer als je zuvor.

• Sicherheit. Laptops können gestohlen werden. Brände und Überschwemmungen zerstören bekanntermaßen ganze IT-Infrastrukturen. Beim Cloud Computing gibt es solche Probleme nicht.
  
• Verfügbarkeit. Virtuelle Datenräume bieten einen viel besseren Zugang zu den richtigen Personen von jedem registrierten Gerät aus.
  
• Skalierbarkeit. Jeder, der jemals ein herkömmliches Tabellenkalkulationsprogramm mit über 5.000 Einträgen verwendet hat, wird das Problem der Skalierbarkeit sicherlich verstehen. Die Manipulation selbst einer mittelgroßen Tabelle kann den Computer zum Absturz bringen. Ein virtueller Datenraum bietet hingegen einen nahtlosen Zugriff auf Daten, egal wie viele Daten gespeichert sind.

Welche Vorteile bieten elektronische „Secure Data Rooms“?

VDR ist die Lösung für jedes Unternehmen, das die gemeinsame Nutzung von Dokumenten einfacher und effizienter gestalten möchte. Menschen mit den folgenden Bedürfnissen sind ideale VDR-Benutzer:

• Austausch von Dokumenten und wichtigen Geschäftsinformationen
• Schutz von Unternehmensinformationen
• Dokumentenmanagement und sicheres Datenmanagement
• Gewähren Sie mehreren Parteien gleichzeitig Zugriff
• Unterstützung für Mobilgeräte
• Berechtigung zum Herunterladen einer großen Datenmenge
• Feinsuchfunktion

Die Investition in einen VDR ist sinnvoll, wenn Ressourcen nicht an einen physischen Datenraum gebunden werden sollen. Geschäftsinhaber, Kunden, Lieferanten, Einkäufer, Führungskräfte und Manager sind geeignete Kandidaten für VDR.

Sind Datenräume sicher?

„Data Room Software“ gilt als äußerst sicher, weshalb sie auch oft als „sichere Datenräume“ bezeichnet werden. Insbesondere die ISO 27081-Zertifizierung gilt als die erste Wahl für die Sicherheit von Cloud-Speichersystemen.

Die Sicherheitskontrollen der Plattform bieten Kunden die Kontrollen, Berichte und Verfahren, die sie benötigen, um alle ihre Daten und Transaktionen sicher zu halten. Daher verfolgen Datenraum-Anbieter einen umfassenden, facettenreichen Ansatz zum Schutz von Online-Dateien. Mehrere komplexe Ebenen arbeiten zusammen, um eine umfassende Barriere gegen potenzielle Risiken und Bedrohungen zu schaffen.

Hier ist eine Liste von VDR-Funktionen, die den Austausch von Dokumenten und Daten sicherer machen:

• Physische Sicherheit. Kontinuierliche Datensicherung, über 99,9 % Betriebszeit

• Anwendungssicherheit. Verschlüsselungsmethoden, digitale Wasserzeichen, privater Cloud-Speicher, Multi-Faktor-Authentifizierung, Notfallwiederherstellung

• Infrastruktursicherheit. AES 256-Bit-Datenverschlüsselung, Datenspeicherung in entfernten Rechenzentren
  
• Rechenzentrumszertifizierung. Umfasst verschiedene Zertifizierungen wie SOC2, FINRA, ISO 9001/ISO 27001 und mehr.
  
• Audit & Compliance. Aktivitäts-Audit-Protokolle für alle Aktivitäten im Datenraum.

Die Sicherheit und gemeinsame Nutzung virtueller Dokumente ist zur neuen Normalität geworden und wird in den nächsten Jahren noch an Popularität gewinnen.